G.E.D.: O SISTEMA DE CONTROLE QUE OTIMIZA A ROTINA DE TRABALHO, GERANDO PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA.

O sistema G.E.D. (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), trata-se de um conjunto de tecnologias que permitem o controle, gerência, armazenamento e distribuição de informações digitais, como, documentos, imagens, arquivos, entre outros; arquivados de forma segura dentro de um banco de dados.

Em 2016, o sistema foi implantado no Grupo Aralco, trazendo otimização à rotina de trabalho, gerando impacto na produtividade e eficiência, facilitando o acesso às informações. Tem também a função de ser uma biblioteca digital, fornecendo disponibilidade imediata aos documentos, atribuindo agilidade na busca pela informação.

O G.E.D., é um complemento ao Programa 5S, que entre suas ações, destaca-se a organização de dados, informativos e materiais, de modo a aumentar a padronização e a eficiência das rotinas administrativas, por meio da otimização do tempo.

Para compreensão desse sistema no Grupo Aralco, é necessário relembrar o passado e visualizar os motivos que levaram a sua implantação, sendo os principais deles, a facilitação ao acesso à informação, a redução de papel, a maior organização dos dados, entre outros fatores.

Josimara Regina Alves Gon, Assistente de Qualidade do Grupo, relata que: “Incorporar o G.E.D. na Aralco, foi uma decisão acertada! Com a sua implantação, a forma de se acessar os documentos da organização, foi facilitada. Por conta da gestão eletrônica de documentos oferecer agilidade na busca pela informação, houve muita adesão das áreas à ferramenta, especialmente por armazenar, compartilhar e classificar documentos, com tamanha simplicidade e eficácia. Em outros momentos, era necessário algum tempo para acessar um arquivo, em virtude de não estar digitalizado, mas hoje, com o G.E.D. ao alcance da nossa mão, esse problema foi solucionado, trazendo agilidade a tantas operações.”

Para Fábio Rovida, Diretor de Recursos Humanos: “Após 2014, quando a empresa passou por uma grande mudança em sua estrutura organizacional, uma das maiores dificuldades que tivemos, foi encontrar documentos, contratos, notas, entre outros arquivos. Como a gestão era feita, até então, de maneira descentralizada, cada setor e cada unidade tinha sua metodologia de trabalho e local para guardar seus documentos físicos. Incialmente, o primeiro passo foi trazer uma profissional do mercado para nos ajudar com essa organização de documentos, padronização e unificação dos arquivos. O segundo passo, foi então, a criação e implementação do G.E.D., e o que a princípio parecia um trabalho impossível se tornou uma realidade. O Terceiro e último passo foi a criação da cultura da digitalização e guarda dos arquivos digitais, ou seja, no dia a dia de cada trabalho dos setores, a partir do momento que é gerado um arquivo oficial, ele já é salvo nas pastas do G.E.D.”

Os ganhos dessa tecnologia implantada foram enormes, começando da economia e boas práticas ambientais, com a redução de milhares de impressões todos os anos, e consequentemente houve ganhos da companhia, por ter toda a documentação salva com fácil acesso aos controles. Um exemplo prático, são as digitalizações de arquivos de pessoal, organizados como prontuários, onde o acesso digital, se dá apenas aos envolvidos pela área de Administração de Pessoas.

A Diretora Financeira, Sr.ª. Regiane Machi, menciona que: “O G.E.D. veio para organizar, e trazer aos olhos da companhia de forma clara e correta, os históricos, contratos e demais documentos vigentes em perfeita ordem, além de transmitir informações em tempo real aos nossos clientes e fornecedores.”

Com a implantação do G.E.D. a segurança das informações e a agilidade nos procedimentos de trabalho foram notáveis, e os ganhos em otimização e padronizações foram fundamentais para a aculturação de uma política de qualidade na companhia.

 Redigido por: Setor Comunicação Grupo Aralco.